OFFICE MANAGER à DIJON 39H

• Accueillir les visiteurs et gérer les sollicitations téléphoniques extérieures

• Gérer le courrier de l’agence (distribution et envoi)

• Effectuer les tâches de comptabilité fournisseurs (création de fiches fournisseurs, bons de commande, suivi de facturation, réception)

• Jouer un rôle de relais communication interne (organisation d’événements, séminaires, gestion des demandes, distribution et relecture des supports de communication)

• Préparer les postes de travail et équipements de protection individuelle (EPI) pour les nouveaux arrivants

• Suivre, avec l’équipe frais généraux, les interventions des prestataires, la gestion du parc automobile et les relations avec les bailleurs

• Apporter un support administratif aux chefs de projets développement (préparation des dossiers de dépôt)

• Établir et gérer la documentation administrative liée aux projets

• Planifier les réunions en lien avec les projets de développement

• Participer à la préparation des actions de prospection commerciale

• Gérer la documentation projet selon la nomenclature interne

1. Assistanat d’agence

Accueillir les visiteurs et gérer les sollicitations téléphoniques extérieures

Gérer le courrier de l’agence (distribution et envoi)

Effectuer les tâches de comptabilité fournisseurs (création de fiches fournisseurs, bons de commande, suivi de facturation, réception)

Jouer un rôle de relais communication interne (organisation d’événements, séminaires, gestion des demandes, distribution et relecture des supports de communication)

Préparer les postes de travail et équipements de protection individuelle (EPI) pour les nouveaux arrivants

Suivre, avec l’équipe frais généraux, les interventions des prestataires, la gestion du parc automobile et les relations avec les bailleurs

2. Assistanat Business Développement

Apporter un support administratif aux chefs de projets développement (préparation des dossiers de dépôt)

Établir et gérer la documentation administrative liée aux projets

Planifier les réunions en lien avec les projets de développement

Participer à la préparation des actions de prospection commerciale

Gérer la documentation projet selon la nomenclature interne

• Organisation & rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais

• Communication : excellente expression écrite et orale, sens du relationnel et diplomatie

• Maîtrise bureautique : outils Microsoft Office / Google Workspace, logiciels de gestion administrative

• Polyvalence & proactivité : esprit d’initiative, autonomie et adaptabilité face aux imprévus

• Leadership : coordination des équipes, supervision des prestataires et accompagnement de la direction

• Gestion financière : suivi de budgets, facturation et reporting

Compétences clés :

Organisation & rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais

Communication : excellente expression écrite et orale, sens du relationnel et diplomatie

Maîtrise bureautique : outils Microsoft Office / Google Workspace, logiciels de gestion administrative

Polyvalence & proactivité : esprit d’initiative, autonomie et adaptabilité face aux imprévus

Leadership : coordination des équipes, supervision des prestataires et accompagnement de la direction

Gestion financière : suivi de budgets, facturation et reporting