Hôte / Hôtesse d’accueil – Hospitality & Office Services

Véritable ambassadeur(rice) de société, l’hôte(sse) d’accueil incarne l’image et les valeurs de la société dès le premier contact. Par une présence élégante, professionnelle et attentive, il/elle garantit un accueil haut de gamme des visiteurs et collaborateurs et contribue à créer un environnement de travail fluide, organisé et chaleureux.

Au-delà de l’accueil, la fonction s’inscrit dans une approche hospitality / maîtresse de maison, visant à offrir un service attentif et discret, favorisant le confort et la qualité d’expérience au sein des locaux.

• Accueil personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires

• Identification, orientation et accompagnement au sein des locaux

• Gestion des flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion

• Prise en charge de l’attente des visiteurs dans les meilleures conditions

• Proposition de rafraîchissements et attention portée au confort des invités

• Réception, filtrage et prise de message des appels entrants

• Prise de messages et suivi des appels non aboutis

• Gestion du courrier : réception, affranchissement et distribution

• Réception, enregistrement et suivi des colis et plis

• Réservation et préparation des salles de réunion

• Coordination avec les équipes internes pour l’accueil des réunions et rendez-vous

• Gestion des espaces de convivialité (cuisines, corbeilles de fruits, espaces café)

• Organisation des services annexes : réservation de taxis, billets de train ou d’avion

• Commande et suivi des fournitures de bureau

• Réalisation de tâches administratives légères compatibles avec l’accueil (copies, reliures, mises sous pli…)

• Veille à la tenue et à l’élégance du hall de réception

• Surveillance discrète des espaces et application des consignes d’exploitation

• Rangement et remise en ordre des salles de réunion après utilisation

• Gestion des équipements communs (lave-vaisselle, imprimantes, vaisselle)

• Suivi du niveau de propreté et coordination avec les prestataires si nécessaire

• Enregistrement et remontée des incidents selon les procédures internes

• Formation minimum Bac +2

• Anglais courant indispensable dans un environnement international

• Excellente présentation et sens aigu du service

• Grande discrétion et sens de la confidentialité

• Organisation, autonomie et capacité d’anticipation

• Qualités relationnelles développées et posture professionnelle irréprochable

Les taches qui vous seront confiées:

Accueil et relation visiteurs

Accueil physique

Accueil personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires

Identification, orientation et accompagnement au sein des locaux

Gestion des flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion

Prise en charge de l’attente des visiteurs dans les meilleures conditions

Proposition de rafraîchissements et attention portée au confort des invités

Accueil téléphonique et standard

Réception, filtrage et prise de message des appels entrants

Prise de messages et suivi des appels non aboutis

Hospitality & assistance quotidienne

Dans une logique de service global et d’excellence opérationnelle, l’hôte(sse) participe au bon fonctionnement quotidien des espaces :

Gestion du courrier : réception, affranchissement et distribution

Réception, enregistrement et suivi des colis et plis

Réservation et préparation des salles de réunion

Coordination avec les équipes internes pour l’accueil des réunions et rendez-vous

Gestion des espaces de convivialité (cuisines, corbeilles de fruits, espaces café)

Organisation des services annexes : réservation de taxis, billets de train ou d’avion

Commande et suivi des fournitures de bureau

Réalisation de tâches administratives légères compatibles avec l’accueil (copies, reliures, mises sous pli…)

Suivi des espaces et qualité d’environnement

Veille à la tenue et à l’élégance du hall de réception

Surveillance discrète des espaces et application des consignes d’exploitation

Rangement et remise en ordre des salles de réunion après utilisation

Gestion des équipements communs (lave-vaisselle, imprimantes, vaisselle)

Suivi du niveau de propreté et coordination avec les prestataires si nécessaire

Enregistrement et remontée des incidents selon les procédures internes

Profil recherché :

Formation minimum Bac +2

Anglais courant indispensable dans un environnement international

Excellente présentation et sens aigu du service

Grande discrétion et sens de la confidentialité

Organisation, autonomie et capacité d’anticipation

Qualités relationnelles développées et posture professionnelle irréprochable