Hôte / Hôtesse d’accueil – Hospitality & Office Services

Secteur : Finance – Environnement international

Présentation du poste
Véritable ambassadeur(rice) de l’entreprise, vous incarnez son image et ses valeurs dès le premier contact. Par votre présence élégante, professionnelle et attentive, vous garantissez un accueil haut de gamme des visiteurs comme des collaborateurs.

Au-delà de vos missions d’accueil, vous vous inscrivez dans une approche « hospitality » inspirée des codes de l’hôtellerie de standing. Vous veillez au confort, à la qualité d’expérience et au bon fonctionnement quotidien des espaces, contribuant ainsi à créer un environnement fluide, organisé et chaleureux.

• Vos missions

  Accueil & relation visiteurs

  • Assurer un accueil physique personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires

  • Identifier les interlocuteurs, orienter et accompagner les visiteurs au sein des locaux

  • Gérer les flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion

  • Veiller au confort des visiteurs (prise en charge de l’attente, proposition de rafraîchissements)

  Accueil téléphonique & gestion du standard

  • Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants

  • Prendre des messages et assurer le suivi des appels non aboutis

  Hospitality & assistance quotidienne
  Dans une logique de service global et d’excellence opérationnelle :

  • Gérer le courrier (réception, affranchissement, distribution)

  • Assurer la réception, l’enregistrement et le suivi des colis

  • Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion

  • Coordonner avec les équipes internes pour le bon déroulement des réunions

  • Veiller à la bonne tenue des espaces de convivialité (cuisines, espaces café, corbeilles de fruits)

  • Organiser les services annexes (réservation de taxis, trains, vols)

  • Gérer les commandes et le suivi des fournitures de bureau

  • Réaliser des tâches administratives courantes (copies, reliures, mises sous pli…)

  Suivi des espaces & qualité de l’environnement

  • Veiller à l’élégance et à la tenue irréprochable du hall d’accueil

  • Assurer une surveillance discrète des espaces et le respect des consignes

  • Ranger et remettre en ordre les salles de réunion après utilisation

  • Gérer les équipements communs (imprimantes, vaisselle, lave-vaisselle…)

  • Suivre le niveau de propreté et coordonner avec les prestataires si nécessaire

  • Remonter les incidents selon les procédures internes

• Assurer un accueil physique personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires

• Identifier les interlocuteurs, orienter et accompagner les visiteurs au sein des locaux

• Gérer les flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion

• Veiller au confort des visiteurs (prise en charge de l’attente, proposition de rafraîchissements)

• Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants

• Prendre des messages et assurer le suivi des appels non aboutis

• Gérer le courrier (réception, affranchissement, distribution)

• Assurer la réception, l’enregistrement et le suivi des colis

• Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion

• Coordonner avec les équipes internes pour le bon déroulement des réunions

• Veiller à la bonne tenue des espaces de convivialité (cuisines, espaces café, corbeilles de fruits)

• Organiser les services annexes (réservation de taxis, trains, vols)

• Gérer les commandes et le suivi des fournitures de bureau

• Réaliser des tâches administratives courantes (copies, reliures, mises sous pli…)

• Veiller à l’élégance et à la tenue irréprochable du hall d’accueil

• Assurer une surveillance discrète des espaces et le respect des consignes

• Ranger et remettre en ordre les salles de réunion après utilisation

• Gérer les équipements communs (imprimantes, vaisselle, lave-vaisselle…)

• Suivre le niveau de propreté et coordonner avec les prestataires si nécessaire

• Remonter les incidents selon les procédures internes

Vos missions

Accueil & relation visiteurs

Assurer un accueil physique personnalisé des visiteurs, clients, partenaires et prestataires

Identifier les interlocuteurs, orienter et accompagner les visiteurs au sein des locaux

Gérer les flux d’arrivées et de départs avec fluidité et discrétion

Veiller au confort des visiteurs (prise en charge de l’attente, proposition de rafraîchissements)

Accueil téléphonique & gestion du standard

Réceptionner, filtrer et orienter les appels entrants

Prendre des messages et assurer le suivi des appels non aboutis

Hospitality & assistance quotidienne
Dans une logique de service global et d’excellence opérationnelle :

Gérer le courrier (réception, affranchissement, distribution)

Assurer la réception, l’enregistrement et le suivi des colis

Organiser la réservation et la préparation des salles de réunion

Coordonner avec les équipes internes pour le bon déroulement des réunions

Veiller à la bonne tenue des espaces de convivialité (cuisines, espaces café, corbeilles de fruits)

Organiser les services annexes (réservation de taxis, trains, vols)

Gérer les commandes et le suivi des fournitures de bureau

Réaliser des tâches administratives courantes (copies, reliures, mises sous pli…)

Suivi des espaces & qualité de l’environnement

Veiller à l’élégance et à la tenue irréprochable du hall d’accueil

Assurer une surveillance discrète des espaces et le respect des consignes

Ranger et remettre en ordre les salles de réunion après utilisation

Gérer les équipements communs (imprimantes, vaisselle, lave-vaisselle…)

Suivre le niveau de propreté et coordonner avec les prestataires si nécessaire

Remonter les incidents selon les procédures internes

Profil recherché :

Formation minimum Bac +2

Anglais courant indispensable dans un environnement international

Excellente présentation et sens aigu du service

Grande discrétion et sens de la confidentialité

Organisation, autonomie et capacité d’anticipation

Qualités relationnelles développées et posture professionnelle irréprochable