Actualités de Plany et du secteur

Pour tout candidat qui souhaite s'intégrer efficacement dans une entreprise, il est essentiel de comprendre les responsabilités des Ressources Humaines (RH). Leur rôle ne se limite pas au recrutement ; elles jouent un rôle stratégique pour le bon fonctionnement et la croissance de l'entreprise. Voici les principales responsabilités des RH que chaque candidat devrait connaître.

Pourquoi les RH sont-elles essentielles dans une entreprise ?

Les Ressources Humaines sont au cœur de la gestion du capital humain, un des piliers fondamentaux de toute entreprise. Elles ne se contentent pas de recruter, mais assurent également le développement, la motivation et la rétention des employés. Comprendre leurs missions permet de mieux appréhender comment une entreprise fonctionne et comment elle soutient ses collaborateurs pour atteindre ses objectifs stratégiques.

Quelles sont les responsabilités des RH en matière de recrutement ?

Le recrutement est souvent perçu comme l'une des principales missions des RH. Leur objectif est de trouver les candidats dont les compétences et les valeurs correspondent aux besoins et à la culture de l’entreprise. Cela inclut la création des fiches de poste, la diffusion des annonces, la présélection des candidats, la gestion des entretiens, et enfin, la sélection finale. Les RH assurent également un processus d'onboarding efficace, permettant aux nouvelles recrues de s'intégrer rapidement dans l'équipe et de prendre en main leurs responsabilités.

En parallèle, les RH travaillent à définir une marque employeur forte pour attirer des talents. Une marque employeur soignée permet non seulement de capter l’attention des meilleurs profils mais aussi de fidéliser les collaborateurs actuels.

Comment les RH gèrent-elles le développement des compétences ?

Les RH ont aussi pour mission de favoriser le développement des compétences au sein de l’entreprise. Cela passe par la mise en place de programmes de formation, de l’identification des besoins en compétences, à la recherche de formations adaptées, en passant par l'évaluation des acquis. Les employés bénéficient ainsi de formations qui leur permettent d'évoluer, de répondre aux nouvelles exigences de leur métier, voire de gravir les échelons au sein de l’entreprise. Le développement des compétences est essentiel pour garder une équipe performante et alignée avec les objectifs de l’entreprise.

Les RH jouent également un rôle clé dans les entretiens annuels d’évaluation, moments d'échange où les objectifs individuels sont revus, les performances évaluées, et les aspirations professionnelles discutées. Ces entretiens permettent de définir un plan de développement personnalisé pour chaque employé.

Comment les RH assurent-elles le bien-être des employés ?

Le bien-être des employés est au cœur des préoccupations des RH. Elles veillent à offrir un environnement de travail sain, sécurisant et stimulant. Cette responsabilité inclut la mise en place de politiques de santé et sécurité au travail, l'aménagement des espaces de travail pour plus de confort, et l'écoute des employés via des enquêtes de satisfaction ou des entretiens individuels.

Les RH peuvent également organiser des activités de team building pour renforcer la cohésion d’équipe et favoriser un climat de travail harmonieux. Un employé qui se sent bien dans son environnement de travail est plus engagé et productif, ce qui est bénéfique pour l’entreprise dans son ensemble.

Quelles sont les responsabilités des RH en matière de conformité légale ?

Les RH ont une responsabilité capitale en matière de conformité légale. Cela englobe le respect du droit du travail, la mise à jour des contrats de travail selon les législations en vigueur, et le suivi des obligations légales, telles que les durées de travail, les congés payés ou encore les pauses obligatoires. Une méconnaissance ou une mauvaise gestion de ces aspects peut engendrer des risques importants pour l'entreprise.

Parmi leurs nombreuses responsabilités, les RH doivent assurer la conformité légale et fournir des données précises aux partenaires sociaux, souvent à travers des outils comme un logiciel de BDESE en ligne. Ces outils permettent de centraliser et d’actualiser des informations essentielles pour une transparence envers les parties prenantes, facilitant ainsi les échanges et les négociations.

Comment les RH gèrent-elles la rémunération et les avantages sociaux ?

La rémunération et les avantages sociaux sont des éléments cruciaux pour attirer et fidéliser les talents. Les RH sont responsables de la politique de rémunération, en veillant à ce que celle-ci soit compétitive et alignée sur le marché, tout en restant en adéquation avec les finances de l’entreprise. Cela inclut les salaires de base, les bonus, les primes et autres formes de rémunération variables.

En outre, les RH s'occupent des avantages sociaux comme les assurances santé, les congés spécifiques, ou encore les programmes de retraite. Une politique de rémunération et d'avantages bien conçue est un levier puissant pour la motivation des collaborateurs.

Quel est le rôle des RH dans la gestion des conflits ?

Les RH sont souvent sollicitées pour résoudre les conflits au sein de l’entreprise. Ils peuvent intervenir en médiateurs pour désamorcer les tensions entre collègues, répondre aux plaintes, et trouver des solutions qui conviennent à toutes les parties. La gestion des conflits exige une grande écoute et une connaissance approfondie des dynamiques d’équipe et de la culture d’entreprise. Les RH peuvent proposer des solutions comme des formations en communication ou des sessions de coaching pour améliorer la compréhension et le respect mutuels.

Quel est l'impact stratégique des RH dans l'entreprise ?

En plus de ces missions opérationnelles, les RH ont une dimension stratégique. Elles participent à la définition des orientations de l’entreprise, notamment en termes de culture d’entreprise, de diversité et inclusion, et de gestion des talents. Les RH sont impliquées dans les décisions stratégiques, apportant leur expertise pour ajuster les politiques de gestion des ressources humaines aux objectifs globaux de l’entreprise.

En outre, elles assurent un suivi constant des indicateurs de performance RH comme le taux de rétention, le turnover, ou le taux d’engagement des collaborateurs. Ces données permettent de prendre des décisions éclairées et de mettre en œuvre des actions correctives en cas de besoin.

Les Ressources Humaines jouent un rôle fondamental dans la gestion et le développement de l’entreprise. Elles ne se contentent pas de recruter ; elles accompagnent les collaborateurs dans leur parcours professionnel, veillent à leur bien-être, assurent la conformité légale et participent à la stratégie globale de l’entreprise. En comprenant les missions des RH, tout candidat peut mieux appréhender son rôle futur au sein de l’organisation et se préparer à collaborer efficacement avec cette fonction essentielle.

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Un peu d’histoire

Le logiciel Plany est avant tout le résultat de la collaboration étroite entre les cofondateurs John-Henry et Julien qui se sont rencontrés sur les bancs de l’IUT d'Annecy.

En 2012, dans le cadre d’un projet personnel, Julien est amené à développer un logiciel à la demande d’une agence d’hôte(sse)s basée en Suisse ; son but est de lui faire gagner en temps et en organisation dans la gestion de ses activités d’hôtessariat.

Julien décide alors de continuer à faire vivre ce projet et se consacre à 100% à son développement. John-Henry le rejoint pour l’accompagner sur la partie commerciale et administrative. De là nait le logiciel Plany, véritable outil professionnel de gestion créé spécialement pour les agences d’hôte(sse)s, en collaboration étroite avec celles-ci.

Aujourd’hui, Plany, plus qu’un logiciel, est une marque innovatrice et en constante évolution qui emploie une dizaine de personnes (commerciaux, communication et développeurs), dont le siège social est basé à Annecy en France.

Plus de 80 agences d’hôte(sse)s en France et en Europe nous font confiance pour la gestion de leurs activités. En parallèle, Plany propose une solution intuitive de recrutement à destination des agences et entreprises. 

Plany est la solution digitale qui regroupe sur une même plateforme les profils de candidats à la recherche d’un emploi à court ou moyen terme (job étudiant, CDD, CDI, etc.) et la liste des agences et entreprises partenaires au sein desquelles existent des opportunités d’emploi.

Nos deux solutions : une vision

Jobboard Plany : 

Une plateforme d'emploi à court et moyen terme pour les candidats qui veulent travailler où qu'ils soient, à leur propre rythme. Suivez votre emploi du temps, vos contrats, vos fiches de paie, vos fiches de poste, etc. 

Logiciel RH Plany : 

Une solution RH numérique qui aide les agences et entreprises à gagner du temps pour leur recrutement et bien plus qu’avec un simple logiciel de gestion. Un outil puissant pour le recrutement, le suivi et la planification des ressources humaines pour les emplois à court et moyen terme.

Nos missions

Pour les candidats : 

Gagnez une expérience sur un premier emploi avec Plany, découvrez le fonctionnement du monde professionnel, essayez des métiers, découvrez-y une vocation et préparez-vous à vos prochains emplois à la fin de vos études ou avant un emploi fixe. 

Plany met en avant des jobs adaptés aux rythmes des candidats pour ne pas devoir opposer travail et études. Cela permet aux étudiants de travailler quand ils le veulent en priorisant le travail ou les études suivant la période. Ils peuvent aussi trouver un emploi où qu’ils se trouvent et travailler dans leur ville d’études et/ou dans leur ville de cœur.

Plany regroupe tout ce dont vous avez besoin au même endroit (offres d’emploi, planning, contrats, bulletins de salaires, demandes de congés et bien plus encore !). 

Voir les offres d’emploi.

Pour les agences et entreprises :

Plany est la plateforme qui vous met facilement en relation avec les candidats. Vous pouvez choisir et catégoriser les profils (étudiants ou autres professionnels). 

Avec cette solution digitale de gestion RH et son outil de planification, récupérez facilement les informations RH, suivez les candidats et documents administratifs, générez des contrats de travail, exportez facilement la paie de vos candidats.

Prendre un rendez-vous avec notre équipe commerciale. 

Nos valeurs

Proximité :

Chez Plany, nous croyons en la force de la proximité. Nous nous engageons à créer un lien étroit entre les recruteurs/employeurs et les candidats/étudiants, facilitant ainsi les échanges et la compréhension mutuelle. Grâce à notre approche personnalisée, chaque utilisateur se sent soutenu et valorisé.

Relation de proximité :

Chez Plany, nous cultivons une relation de proximité avec nos utilisateurs. Nous nous efforçons de créer un environnement convivial et accessible, où chaque recruteur/employeur et chaque candidat/étudiant se sent compris et accompagné. Cette relation de confiance est essentielle pour bâtir des collaborations durables et fructueuses.

Écoute :

Chez Plany, chaque voix compte et chaque feedback est pris en considération pour améliorer notre service. L'écoute active de nos clients est une valeur fondamentale et nous prenons le temps de comprendre les besoins et les aspirations de nos utilisateurs, afin de leur offrir des solutions adaptées.

Réactivité :

Chez Plany, la réactivité est au cœur de notre service. Nous nous efforçons de répondre rapidement aux besoins de nos utilisateurs, qu'il s'agisse d'une recherche d'emploi ou de la gestion du personnel. Chaque demande reçoit une attention immédiate, efficace et personnalisée.

Notre équipe 

Nous formons une équipe soudée de professionnels passionnés issus de divers horizons et sommes unis par un objectif commun : innover dans la recherche et le recrutement. 

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Le Tour de France est de retour du 29 juin au 21 juillet pour la 111ème édition de la grande boucle. Cet événement cycliste emblématique attire chaque année des millions de spectateurs à travers les paysages majestueux de la France. Si vous êtes un fan de cyclisme ou simplement à la recherche d'une expérience inoubliable, voici pourquoi vous devriez postuler en tant qu’hôte ou hôtesse d’accueil sur le Tour de France.

Le Tour de France est LA course cycliste la plus prestigieuse et la plus renommée dans le monde entier. La première édition a eu lieu en 1903. Elle a été créée de toutes pièces par le journaliste français Henri Desgrange, dont le rêve était d'organiser une course cycliste sur les différents reliefs qui traversent la France.

Au fil des ans, le Tour de France est devenu de plus en plus populaire et a connu de nombreux moments forts.

Il est aujourd’hui le 3^e événement sportif le plus regardé dans le monde, juste derrière les Jeux Olympiques d'été et la coupe du monde de football, le premier des événements organisés tous les ans. 

Chaque année, le Tour de France est l’une des uniques occasion de voir les meilleurs cyclistes de la planète se battre dans les cols et dans les sprints de fin d’étape afin de ramener le mythique maillot jaune à Paris au terme des 21 étapes de course. Les plus grands champions se lancent dans une compétition qui traversera la France d’ouest en est en juillet prochain, parcourant plus de 3 500 kilomètres en trois semaines. 

La grande boucle débutera cette année de Florence en Italie, pour rejoindre Turin puis les Alpes Françaises avant de s’achever sur les Champs Élysées. 

Le tour 2024 comptera huit étapes en plaine, quatre étapes accidentées, huit en montagne avec quatre arrivées en altitude et une étape de contre-la-montre individuel en Haute-Savoie.

Les équipes au rendez-vous du Tour de France 2024

Cette année, vingt-deux équipes de renommée internationale participent à cette compétition prestigieuse. Chaque jour, 8 coureurs par équipe s'affronteront sans relâche lors de ces trois semaines de compétition. 

Sur la ligne de départ, des équipes française, américaine, australienne, israélienne, allemande, belge, espagnole, néerlandaise, kazakhe, britannique, du Moyen-Orient et des Emirats-Arabes-Unis. 

Au sein de ces vingt-deux équipes, dix-huit proviennent du UCI World Teams et quatre du UCI Pro Teams, dont une première participation pour l’une d’entre elles. De nombreux partenaires accompagneront également toutes les étapes du tour. 

Avec France Bleu, Leclerc, Krys, France TV Sport, Santini, Shimano, Strava, Cochonou, Norauto, Ouest France, LCL, Skoda, Continental, Vitel, Orange et encore bien d’autres ! 

Chacun de ses sponsors engage chaque année de nombreux hôtes et hôtesses pour représenter et de faire la promotion de leur marque auprès des nombreux spectateurs et fans de cyclisme.

Travailler en tant qu’hôte/hôtesse au Tour de France 2024

Le Tour de France 2024 est une opportunité unique pour tous ceux qui cherchent à vivre une expérience mythique en contact direct avec le monde du vélo : coureurs, équipes, sponsors, médias et fans de la course. 

Les hôtes et les hôtesses sont des ambassadeurs du Tour de France. Ils sont chargés d'accueillir les invités, les VIP et les journalistes, de fournir des informations sur les événements, les villes étapes, les hébergements et les activités connexes.

Les hôtes et hôtesses peuvent aussi avoir la chance de travailler directement au sein de la caravane publicitaire, qui effectue tout le parcours du Tour de France quelques heures avant les coureurs. 

En tant qu'hôte ou hôtesse du Tour de France 2024, vous serez au cœur de l'action et pourrez vivre l’événement au milieu de fans de cyclisme venus du monde entier. Le Tour de France vous offre l’opportunité unique d'acquérir une expérience précieuse et valorisante en matière d'accueil, de communication et de gestion d'événements. Il vous permettra aussi de voyager et de découvrir la France sous un angle différent. Vous pourrez vivre des moments forts, comme les arrivées des coureurs au terme de chacune des étapes, assister aux interviews avec les médias, aux cérémonies protocolaires, aux animations culturelles et sportives, et enfin profiter de tout ce que le Tour de France à de plus magique à vous offrir.

Sport populaire dans le monde entier, le Tennis est pratiqué sur les cinq continents avec des tournois organisés chaque année dans des villes situées aux quatre coins du globe. 

L’un des quatre tournois majeurs dits “Tournois du Grand Chelem” est organisé chaque année Porte d’Auteuil au sud-ouest de Paris. Les internationaux de France de Tennis se déroulent pendant 3 semaines à partir de la dernière semaine de mai. Il s’agit du deuxième tournoi du Grand Chelem prévu dans l’année après l’Open d’Australie et avant Wimbledon et l’US Open organisé en août. 

Les Internationaux de France de Tennis sont organisés depuis 1928 et rassemblent chaque année les meilleurs joueurs de la planète tennis.

Au-delà des joueurs, les Internationaux de France de Tennis attirent des fans de tennis et les VIP venus du monde entier. C’est donc une période clé pour les partenaires de l’événement et entreprises d’accueil et d’événementiel.

Quels sont les partenaires 2023 des internationaux de France de tennis ? 

Les Internationaux de France de Tennis ont la chance de pouvoir s’appuyer sur un éventail de partenaires officiels historiques. Par leur prestige, ces partenaires contribuent à faire du Grand-Chelem de Paris, l'un des plus attendus de la saison de tennis. 

Parmi ces partenaires principaux, le chronométreur officiel de l'événement Rolex, incarne l'excellence, la précision et le côté perpétuel. Emirates, prestigieuse compagnie aérienne internationale, offre aux joueurs et aux spectateurs la garantie de voyager en toute quiétude et dans le plus grand des conforts. Lacoste, marque française née du tennis et historiquement liée au tournoi Porte d’Auteuil, apporte sa touche d'élégance avec ses collections de vêtements de sport et d'accessoires sportswear. Renault, constructeur français, met ses recherches et son innovation en termes de mobilité au service des joueurs, spectateurs et officiels. Il garantit confort et flexibilité pour la logistique des personnes durant les trois semaines de tournoi. Enfin, le groupe Accor, leader mondial de l'hôtellerie, assure un hébergement de qualité pour tous les participants. 

Ces partenaires historiques contribuent à créer une expérience inoubliable pour les amateurs de tennis venus du monde entier. Ils apportent au tournoi sa valeur de prestige et d'excellence. Au-delà de ces valeurs, les partenaires proposent de nombreuses opportunités pour des missions de promotion et d'accueil. Vous serez chargé, le temps du tournoi, d'incarner et représenter les valeurs propres à chacune des marques affiliées au tournoi.

Accueil des spectateurs aux Internationaux de France de Tennis

Les hôtes et les hôtesses ont un rôle clé pendant les 3 semaines du tournoi. Ils sont les premiers points de contact pour les spectateurs venus en nombre profiter du spectacle.

Vous serez le premier garant des valeurs du tournoi comme l’excellence, la passion, la courtoisie et la tradition. 

Les hôtes et les hôtesses peuvent se voir confier plusieurs missions en amont et pendant le tournoi. Au-delà de l’accueil dont ils sont responsables, ils peuvent aussi être missionnés pour la gestion des inscriptions et des réservations, la coordination des activités et des événements et d'assistance aux spectateurs. 

Les hôtes et hôtesses d'accueil jouent également un rôle important dans la promotion et la commercialisation des produits et services des partenaires de l'événement.

En tant qu’hôte ou hôtesse, il est essentiel d'avoir une excellente présentation personnelle, de bonnes compétences de communication, la maîtrise de plusieurs langues et une capacité à travailler efficacement sous pression. Une formation spécifique est souvent dispensée pour les agences d'événementiel pour aider les employés à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires afin de réussir dans ce rôle.

Les tournois de tennis à Paris offrent des opportunités d'emploi saisonnier pour les hôtes et les hôtesses, ainsi que pour les professionnels de l'industrie de l'accueil. Ces événements attirent des milliers de spectateurs chaque année, créant ainsi une forte demande pour les professionnels de l'accueil qualifiés.

En plus d'assister et de contribuer au bon déroulement de cet événement sportif de renommée mondiale, les hôtes et hôtesses ayant la chance d’être employés pourront acquérir des compétences précieuses pour leur carrière future tout en travaillant dans un environnement dynamique et passionnant. 

Si vous êtes intéressé par une carrière dans le monde du sport, les Internationaux de France de Tennis à Paris sont une parfaite occasion de développer vos compétences et votre expérience professionnelle.

Comment postuler pour les Internationaux de France de Tennis

Plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez directement postuler auprès de l’organisation du tournoi, mais en général, pour ce type d'événements, l’organisation fait appel à des agences privées pour assurer l’accueil et le confort des visiteurs. 

La plateforme Plany.Jobs recense pour vous les agences et les offres d’emploi pour travailler aux Internationaux de France de Tennis. 

Pour postuler, rien de plus simple, il vous suffit de créer votre compte, de remplir vos informations et votre profil afin d’avoir accès à toutes les offres proposées sur le tournoi par les différentes agences accréditées. Au-delà de missions en tant qu’hôte et hôtesse, certaines agences spécialisées proposent également des missions de sécurité, de promotion de marques ou de services durant les 3 semaines du tournoi.

Plany.Jobs vous offre la possibilité de travailler sur des événements sportifs

Implanté sur tout le territoire et auprès de nombreuses agences partenaires, Plany.Jobs recense pour vous des offres de mission pour les événements sportifs les plus prestigieux organisés en France comme le Tour de France, les 24h du Mans, les Internationaux de France de Tennis, la prochaine coupe du monde de Rugby et bientôt pour les Jeux olympiques de Paris 2024.

Vous souhaitez vivre ces événements de l’intérieur et vibrer aux côtés des spectateurs, n’attendez plus pour créer votre profil sur la plateforme et faire une recherche de missions par date et par localisation. 

Pour faire suite à l’article du mois dernier sur la réussite de son premier emploi, nous vous dévoilons ce mois-ci les entrailles des missions événementielles ! Après lecture, vous serez encore mieux préparé !

En amont

Pour qu’une mission puisse s’effectuer, il faut que vous en décrochiez une ! Nos agences partenaires mettent en place de nombreux événements et assurent aussi l’accueil chez leurs multiples clients. Elles recrutent en permanence. Pour retrouver leurs offres et postuler à celles qui vous correspondent, rendez-vous sur la page de recherche de votre jobboard plany.jobs. Soyez vigilant à bien adapter vos filtres à vos besoins. Pour cela, vous pouvez lire l’article concernant les qualités requises selon le métier ainsi que ceux détaillant les métiers de l’hôtessariat : Gros plan sur les métiers de l'hôtessariat, Comment devenir hôte/sse événementiel ?, Les nombreux avantages de l’événementiel, Maîtrise de langues : un atout et À la recherche d’un travail temporaire ?.

Pour mieux connaître nos agences partenaires, découvrez-les en détails ici !

Dès lors que vous aurez sélectionné une ou plusieurs offres, il vous faudra y postuler. Là encore nous vous renvoyons vers l’article dédié.

Ensuite, le processus de recrutement démarrera et, de la création de votre CV à votre entretien d’embauche, nos articles sont toujours là pour vous aider : Se démarquer grâce à son CV, Et si votre profil faisait la différence ?, Nos conseils pour des photos de qualité et Assurer à son entretien d’embauche.

Une fois le CDD ou CDI décroché, l’agence vous donnera toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la mission : brief, réunion préparatoire, directives, matériel, uniforme…

Libre à vous de vous renseigner de votre côté sur la manifestation que vous couvrirez (accueil événementiel) ou la structure que vous intégrerez (accueil entreprise ou culture).

La préparation est un point clé de réussite !

Décryptage d’une mission événementielle ponctuelle

Dans le cas d’une mission événementielle ponctuelle vous vous trouverez sur une foire, un salon, un congrès, une rencontre sportive, un spectacle, une soirée… Ou bien pour de l’animation commerciale, dans un centre commercial, un bar, une discothèque…

La mise en place sera très importante et vous serez généralement briefé à l’avance mais aussi au début de la prise de poste, juste avant l’accueil du public. Votre chef/fe hôtesse ou votre responsable sur site vous expliquera les derniers détails et vous montrera les lieux si nécessaire. Parfois il vous faudra aussi installer votre matériel.

Ensuite, dès l’ouverture vous accomplirez les tâches pour lesquelles vous avez été embauché. Il pourra s’agir d’accueillir les visiteurs, de transférer les participants de leur aéroport à leur hôtel, de contrôler les accès, de distribuer des badges, de gérer le vestiaire, de passer le micro en salle de conférence, d’orienter le public, de répondre aux questions, de servir boissons et collations, de tenir un stand…

En cas d’animation commerciale ou de street-marketing, vous promouvrez le produit, proposerez des dégustations, distribuerez des flyers, fournirez des bons de réduction…

Vous devrez donc être à l’aise avec le public et posséder une bonne élocution ainsi qu’une excellente présentation. Votre sens de l’empathie et de la compréhension ainsi que votre bienveillance vous seront aussi très utile.

Généralement, vous couvrirez l’intégralité de l’événement et réitérerez vos tâches chaque jour jusqu’à la clôture. Des heures supplémentaires ou des heures de nuit, dimanche ou jours fériés vous seront souvent demandées. Votre planning et vos horaires dépendront de la manifestation à laquelle vous prendrez part et ne seront pas toujours connus longtemps à l’avance. ⏰

Lors de vos pauses, en cas de poste nécessitant une continuité de service, vous veillerez à ce que la personne vous remplaçant soit prête avant de quitter votre position.

Des paniers repas sont souvent fournis et le transport peut vous être facilité ou remboursé.

Sur ce type de missions, il vous faudra être dynamique et polyvalent mais surtout savoir faire preuve d’autonomie et de réactivité face aux imprévus. Votre équipe sera là pour que vous y parveniez et, avec une bonne entraide, l’événement sera organisé avec succès grâce à vous !

Planning d’accueil en entreprise, musée ou centre commercial

Pour un poste long d’accueil en entreprise, d’accueil culture ou d’accueil en centre commercial, la mise en place sera différente. ‍

Vous serez tout d’abord formé afin de bien connaître les différentes tâches à exécuter mais aussi vous imprégner des processus du client et de l’agence. ‍

Ensuite, un planning sera mis en place généralement avec des horaires fixes en entreprise et en centre commercial et plus souvent un système de rotation pour la culture. Vous travaillerez par exemple avec des horaires distincts une semaine sur deux.

Il pourra vous être demandé des heures supplémentaires et des changements de dernières minutes seront possibles dans des cas d’ouvertures rallongés, d’événements supplémentaires, d’absence d’un collègue… Bien entendu, vous ne serez pas obligé d’assurer si vous n’êtes pas en mesure de vous libérer mais une flexibilité de votre part sera appréciée.

Prenez donc bien l’habitude de vérifier régulièrement votre planning pour ne pas louper de potentielles modifications.

Dans l’ensemble, un emploi du temps fixe vous sera fourni et le métier s’exercera dans la stabilité avec uniquement quelques ajustements ponctuels. 

Vos tâches pourront consister en la tenue du standard téléphonique, l’accueil des visiteurs, clients et/ou salariés, la gestion du courrier, la prise de rendez-vous, la tenue de registres, diverses fonctions administratives… ☎️

Vos journées seront principalement rythmées par l’accueil physique et téléphonique et les différentes sollicitudes qui vous seront faites. Votre rôle sera alors de donner les renseignements demandés à votre interlocuteur ou de lui passer le service souhaité. En parallèle, durant vos temps morts, vous effectuerez l’administratif tel le tri du courrier, de l’archivage ou la réservation de taxi, billet d’avion, restaurant, salles de réunions… Organisation et bonne gestion du temps vous aideront pour mener à bien votre travail.

Dans le cas d’une embauche en tant qu’hôte/sse volante, vous effectuerez des remplacements ou des renforcements dans plusieurs structures selon les besoins. Particulièrement sur ce type d’emploi, votre adaptabilité et votre dynamisme seront un gage de votre réussite. La consultation de votre planning fera parti intégrante de vos tâches puisqu’il changera en permanence.

Pour ces métiers, une bonne maîtrise des outils bureautique (pack Office) et un excellent sens de l’accueil vous seront demandés, tout comme une polyvalence à toutes épreuves. Votre place reflétera votre entreprise et composera son image de marque : vous constituerez un élément clé !

Fin de poste

Une fois votre mission événementielle terminée, une post-production sera faite par l’agence pour ajuster votre rémunération à la réalité du terrain (heures supplémentaires, primes…).

Un débriefing se fera parfois et si vous le souhaitez vous pourrez contacter vos responsables pour la réalisation d’un point.

Les postes d’accueil en entreprise étant davantage sur la durée, n’hésitez pas à solliciter votre N+1 en cas de besoin. ✉️

Lorsque votre contrat sera fini, il vous sera demandé de restituer le matériel ainsi que les tenues et tout élément fourni comme vos badges d’accès. En cas de perte, une compensation sera nécessaire, soyez donc vigilant ! Généralement, votre salaire ne pourra pas vous être versé tant que l’agence n’aura pas récupérer l’intégralité des objets. Faites-le donc dans les plus brefs délais surtout que cette dernière peut en avoir à nouveau besoin pour ses manifestations suivantes.

Vous recevrez ensuite les divers documents administratifs de fin de poste ainsi que votre rémunération à la date indiquée sur votre contrat de travail : généralement aux alentours du 10 de chaque mois et ce même si la mission s’est terminée bien avant. En effet, les agences procèdent aux versements des salaires qu’une fois par mois, sinon ce serait beaucoup trop compliqué et chronophage à gérer pour elles.

Dans le cas où votre emploi s’est bien déroulé, vous pouvez préciser à l’agence que vous êtes intéressé par d’autres missions ou CDD longs. Elle vous sollicitera alors lorsque de nouveaux besoins en adéquation avec votre demande surviendront.

Toute collaboration couronnée de succès vous sera utile pour la suite, que ce soit pour décrocher d’autres postes, pour votre expérience professionnelle, pour les compétences acquises, pour votre estime de soi, pour votre réseau et aussi pour l’agence et ses clients ! 

Nous espérons que ces quelques informations vous aident à voir plus clair dans la mise en place de vos fonctions.

Nous vous souhaitons de trouver les offres qui vous plairont et que ces dernières se passent bien ! ✔️

Si vous le souhaitez, partagez-nous vos retours d’expérience et posez-nous vos questions sur Instagram et Facebook !

Bonnes missions à toutes et tous !

Job étudiant ou poste de sortie d’études, vous venez de décrocher votre premier emploi grâce à plany.jobs et appréhendez ce premier pas sur le marché du travail ? Tous nos conseils pour un premier jour réussi sont réunis dans cet article ! Bonne lecture ! 

Bien se préparer

La réussite de votre premier emploi commence bien avant le début de celui-ci.

Tout d’abord, dans votre recherche, il vous faut cibler un travail adapté à vos compétences, disponibilités et besoins. Pour ce faire, vous pouvez retrouver notre article concernant les métiers de l’événementiel et leurs spécifiés ainsi que celui sur les qualités requises en fonction de l’emploi.

Une fois le contrat signé, vous pouvez commencer à effectuer des recherches par vous-même pour en savoir plus sur son déroulement. Pour une mission sur un événement de type salons, foires, congrès, évènements sportifs…, renseignez-vous sur ce dernier : le type de public accueilli, le thème, le plan… Pour de l’accueil en entreprise, en musée ou en centre commercial, apprenez-en plus sur la structure que vous allez intégrer : secteur, fonctionnement… Concernant l’animation commerciale et le street-marketing, trouvez des informations sur la marque à promouvoir, l’innovation du produit concerné…

En parallèle de cette recherche personnelle, lisez bien le briefing qui vous est fourni et soyez très attentif en cas de réunion préparative. Les plus aguerris sauront déjà une partie de la mise en place souvent similaire d’un événement à l’autre mais vous, vous ne devrez louper aucune instruction. Ne vous inquiétez pas : tous les éléments dont vous avez besoin vous seront fournis.

N’hésitez pas à poser des questions pour éclaircir des points mal compris ou encore flous. Il n’y a aucune question bête et il vaut mieux s’interroger à l’avance plutôt que sur le terrain. Cette démarche ne vous sera que positive car elle prouvera votre implication et votre envie de bien faire. ❔

Repérez vos interlocuteurs clés. Ils seront généralement mentionnés dans le briefing. Dans la majorité des cas, ils se constitueront d’un responsable côté agence recruteuse et d’un contact client. Souvent un ou une chef/fe hôtesse coordonnera l’opération. À vous par la suite de savoir vers qui vous tourner selon vos interrogations. Avant l’événement, adressez-vous à votre responsable agence, tandis que sur place, ce sera plutôt au chef hôtesse s’il y en a un. Ce processus vous sera surement expliqué et vous pourrez demander si besoin. ‍

Suivez toujours les règles de l’agence. D’ailleurs, lisez aussi son règlement et les différents documents qu’elle vous fournira pour vous accompagner dans vos premiers jours en événementiel.

Ciblez votre objectif afin de l’atteindre. Relisez les tâches à effectuer et ne perdez pas de vue le but de votre mission. Pensez aussi à vos objectifs personnels : bien effectuer le travail demandé pour décrocher d’autres missions ou poursuivre votre CDD et vous forger de bonnes expériences et réputations.

Organisez-vous correctement. Tant pour votre travail en le prévoyant que sur la balance vie professionnelle et vie privée en accordant votre emploi et vos études par exemple. À ce sujet, vous pouvez relire notre article Allier études et job étudiant : nos astuces. Ainsi vous pourrez démarrer votre emploi détendu. ⚖️

Ne négligez pas votre hygiène de vie : le secret d’un travail couronné de succès se trouve aussi dans une bonne alimentation, une santé saine et un bon repos !

Adopter la bonne attitude le jour J

Avec de bons préparatifs, vous arriverez au jour J dans de bonnes conditions.

Durant le déroulement de votre emploi, adoptez une attitude exemplaire : soyez ponctuel, motivé et dynamique. ⏰

Ne négligez pas votre présentation, très importante en événementiel.

Soyez souple quant à ce qui vous sera demandé : il n’est pas rare que l’on vous sollicite pour effectuer des heures supplémentaires. Préparez-vous à cette éventualité qui aura l’avantage de gonfler votre rémunération !

Essayez de bien vous intégrer à l’équipe en place qui peut déjà se connaître. Adoptez aussi les codes de l’agence et de l’événement ou l’entreprise ou vous êtes placé. Si vous travaillez avec plusieurs agences, adaptez-vous à la culture d’entreprise de chacune. Leurs méthodes et outils de travail peuvent différer de l’une à l’autre et vos collègues seront là pour vous guider. Observez bien votre environnement de travail pour vous en imprégner et le suivre plus rapidement.

En tant que débutant, apprenez à rester à votre place et à effectuer vos tâches avec humilité en faisant confiance au personnel bénéficiant de davantage d’ancienneté.

Appuyez-vous sur vos collègues pour vous aider à prendre en main tout cela ! Il s’agit en plus d’un bon moyen pour être reconnu et assimilé d’entrée de jeu comme un membre à part entière de l’équipe. En remerciement, vous pourrez leur donner un coup de main ou leur rendre service. Un bon esprit d’équipe et d’entraide est un point-clé !

Là aussi, posez les questions nécessaires pour mener à bien votre mission et faire preuve d’intérêt sur les techniques de l’événementiel. L’important n’est pas de tout savoir et trouver les solutions systématiquement mais d’être en mesure de réagir et connaître les moyens de le faire de manière professionnelle. ✔️

Pour en savoir plus sur le déroulement d’une mission événementiel, nous vous préparons un article spécifique pour le mois prochain !

Débriefer avec ses supérieurs

Pour un premier emploi triomphant et des suivants encore meilleurs, l’après est aussi important. ⚠️

Si vous en ressentez le besoin, faites un point avec votre équipe et/ou vos supérieurs afin de connaître leur feed-back et définir vos axes d’amélioration et vos points forts.

Profitez-en pour évoquer d’éventuels problèmes rencontrés : il est important de se manifester dès leurs survenus pour ne pas les laisser s’installer et réagir immédiatement. Souvent vous vous rendrez compte qu’il ne s’agissait pas vraiment d’un souci mais qu’il suffisait d’en parler voire de changer quelques détails pour que tout rentre dans l’ordre. Si la situation le nécessite, votre responsable pourra éventuellement vous proposer des missions plus en phase avec vos motivations et compétences. ✅

Dans le cas où vous auriez remarqué des idées d’amélioration possible, soyez force de proposition et n’ayez pas peur de vous lancer tout en restant humble. La démarche montrera votre motivation et si votre trouvaille est retenue boostera votre confiance en vous. Sinon, gardez à l’esprit que vos interlocuteurs ont beaucoup plus d’expériences de vous et ont déjà testé votre plan ou savent qu’il ne sera pas possible et ce n’est pas grave !

En étant ainsi en adéquation avec votre supérieur, vous vous épanouirez pleinement dans votre nouveau job et atteindrez vos objectifs dans de bonnes conditions de travail. Prenez en compte le fait qu’il n’est ni votre ami ni votre collègue et qu’il est nécessaire de garder vos distances. Une barrière générationnelle s’ajoute parfois. Cependant, vos relations peuvent être agréables et constructives !

Trouver ce premier emploi

Dès lors que votre premier emploi événementiel sera terminé, les prochains seront plus sereins et vous deviendrez de plus en plus aguerri. Les présents conseils pourront tout de même continuer à vous être utile et ce schéma sera suivi même pour des personnes expérimentées.

Pour décrocher ce premier job et les suivants, rendez-vous sur la page de recherche de votre jobboard plany.jobs !

Vous pouvez relire notre articles concernant les jobs étudiants ici, ainsi que celui sur le travail temporaire.

Notre série d’articles sur le processus de recrutement vous intéressera aussi : Se démarquer grâce à son CV, Et si votre profil faisait la différence ?, Nos conseils pour des photos de qualité et Assurer à son entretien d’embauche.

Et pour postuler sur plany.jobs, la marche à suivre est à découvrir en suivant ce lien !

Nous vous attendons sur Facebook et Instagram pour vous proposer nos meilleures offres mais aussi répondre à vos questions pour votre premier emploi et le débriefer avec vous !

Alors, une expérience à nous raconter ?

Bon premier emploi à tous !