Assistant Services Généraux - Reprographie - CDI 35H - Paris

Dans le cadre d'un nouveau contrat de prestations, nous recherchons un assistant(e) Services Généraux qui sera placé(e) sous la supervision de la Responsable des Services Généraux.

Il/elle travaille en coordination avec l'équipe interne et les prestataires externes, avec pour objectif d'assurer un service de qualité tout en respectant le budget alloué.

Missions principales :

1. Gestion de la reprographie

- Gestion du parc de copieurs.
- Réalisation des travaux de maintenance de premier niveau sur les machines.
- Gestion des consommables (commandes, réassorts).
- Impression de supports variés : plaquettes, brochures, classeurs, contrats, dataroom, études, etc.

2. Services généraux - Administration & Logistique

Réaliser des tâches administratives courantes :

- Gestion du courrier,
- Réception des appels téléphoniques,
- Accueil des prestataires et fournisseurs,
- Gestion et suivi des stocks de fournitures de bureau.
- Gestion des locaux : entretien, dépannages, réparations, sécurité, coordination des agents d'intervention (ex. nettoyage).
- Réceptionner et contrôler les livraisons.
- Organiser les salles de réunion selon un planning établi.
- Veiller à la bonne organisation des plannings et à la fluidité des opérations quotidiennes.
- Dépôt de courrier à La Poste.
- Gestion des commandes de cartes de visite.
- Gestion des clés des bureaux et des appartements du cabinet.

3. Support administratif

- Saisie de factures.
- Saisie et mise en forme de documents.
- Classement, archivage physique et numérique.
- Contribution à l'amélioration des procédures internes.

Compétences recherchées

- Sens du service et grande réactivité.
- Rigueur, fiabilité et autonomie.
- Capacité à gérer de multiples tâches dans un environnement exigeant.
- Bon relationnel, professionnalisme et discrétion.
- Maîtrise des outils bureautiques et des équipements de reprographie.
- Bonne maîtrise de l'anglais

Expérience impérative en cabinet d'avocats, minimum 5 ans.

Solide connaissance du fonctionnement d'un environnement juridique exigeant.